自衛隊記

自衛隊流プレゼン資料の作り方とコツを紹介!

僕が現職の時は、数え切れないほどのプレゼンをやってきました。
プレゼン対象者は様々で、上司はもちろん部下にもそして一般の方にも。
また、米軍にもプレゼンを実施した経験もあります。

プレゼンは会議室で行うというのが一般的な考えだと思いますが(当然ですよね(笑))
自衛隊では野外で行う事が基本です。

それは野外幕舎であったり、ただの野外であったり、車の中でのプレゼンであったり様々な場所で行ってきました。
自衛官的発想では、野外屋内車内など様々な場所を想定して準備しなければなりません。

なので、プレゼンテーションは、様々な場所において、対象者に的確かつ効率的に理解させるために行うことが大切です。

また、プレゼンを行う人は、提示及び説明要領について習熟しなければいけません。

現職の時に、散々プレゼンをやってきた僕がその要領やコツをシェアしたいと思います。何かの足しにしていただければ幸いです。

自衛隊流プレゼンテーションの解説

冒頭でも述べましたが、プレゼンテーションは、対象者に十分理解させなければなりません。
そのため実施者は十分な準備をする必要があります。
時間の余裕がない時でも、準備を疎かにせずしっかりと行ってください。

プレゼンテーションの準備

準備はプレゼンテーションの8割を占めていると言っても過言ではありません。
準備がおろそかであったり、直前であたふたしては最初から躓いてしまいます。
なので十分に時間をかけて準備する必要があります。
とは言っても準備に時間をかけすぎて、中身ができないというのも本末転倒です。
要点をしっかりと抑えて効率よく準備する必要があります。
その要点をシェアします。

プレゼン内容の目的をまずは理解する!

プレゼン実施者は、プレゼンの目的をしっかりと理解する必要があります。
一言にプレゼント言いましても、下記のとおり種類があります。

情報(事実)を伝達するプレゼン
上司(トップ)に意思の決定をしてもらうプレゼン
関係者に対して企画・計画などの運営情報を共有するプレゼン
スタッフなどによる調整のためのプレゼン
それでは一つずつ解説していきましょう。

情報(事実)を伝達するプレゼン

情報(事実)の伝達のためのプレゼンは、対象者に情報の伝達を行う事を目的とするものです。
主に事実を対象にして、結論や助言は含まないというのが一般的なプレゼンになります。
また、実施者は、プレゼンの目的が情報提供のみであることをまず述べて対象者に方向付けを行ってから情報の説明を行うとより効果的です。

上司(トップ)に意思の決定をしてもらうプレゼン

意思を決定してもらうためのプレゼンには、解決策又は意思決定を得る事を目的とするものですから、主題に関する対象者、特に意思を決定してくれる方の知識の程度によってその内容が異なります。

意思を決定してもらえる方が主題に関して、十分な知識がある場合は、内容には通常、確認のため、問題の概要、重要背景、情報、解決策が含まれます。

次に、上記とは逆で、意思を決定してもらえる方が主題に関して、十分な知識がない場合は、内容には、問題分析に用いた前提事項や、問題に関する事実、代替解決策の検討及び対策事項まで、十分な情報を含めたほうがいいです。

忘れがちなのは、プレゼンを始める前に実施者は、目的が意思決定にあることを述べた上で、その終わりに意思の決定を求める事を伝えなければなりません。

関係者に対して企画・計画などの運営情報を共有するプレゼン

企画や計画などの運営情報を共有するためのプレゼンは、特定の指示を与えることや、それぞれの仕事内容の理解を深めさせることを目的としているものです。
そのため、プレゼンだけではなく、後ほど文書で詳しい情報を含ませて配布したほうが良いです。

スタッフなどによる調整のためのプレゼン

スタッフなどによるプレゼンは、関係者相互間を調整し、組織を総合化することを目的としています。
内容としては主に、決定事項の発表、方針、調整を必要とする事項の提示等が含まれます。
情報(事実)を伝達や意思の決定、企画・計画などの伝達ためのプレゼンの特性が含まれることが多いです、

というようにまずは目的を理解した上でプレゼン内容を考察して行くことは非常に大切です。

アウトプットから作成する

次に大事なことなのですが、誰に教えるということを考える必要があります。
プレゼンを受ける対象者の予備知識の程度、対象者が何を求めているのかを事前に把握しておく必要があります。

なので、事前にアンケートで情報を得たり、最低限対象者の性別、役職なども入手しておく必要があります。

例えば、意思決定を求めるプレゼンをしなければならないのに、
イベント企画運営の流れを説明したり、情報の伝達だけをするプレゼンをしたり、
そんな本末転倒なプレゼンにあらないように、
必ず対象者の頭の中を分析する必要があります。

対象者が何を求めているかを考えることによりアウトプットが見えてきます。
そこで、まずはアウトプットから作成する必要があります。

対象者の理解度を深めるためにも場の設定は特に大事!

プレゼンには時間が限られています。
そのため、その時間内をフルに活用し、対象者に対して理解をより深める努力をしなければなりません。

そこで重要となるのが、声が通りやすい会議室、机の配置、プロジェクター、ポインターなどの機材等を有効活用したほうが良いです。

つまり、何を説明するにも視覚で説明したほうが理解されやすいのです。
文字だけの原稿よりも、画像と口頭説明をできるだけ活用し対象者の目で理解してもらうようにします。

プレゼン作成の最終準備はこの順番で

前述したとおり、目的の理解→アウトプットの作成→場の準備が終われば、次にやることは原稿の作成と予行の実施です。
原稿を作成し、予行をする上で以下のポイントに注意していけばスムーズにできると思います。

原稿等の準備

原稿等の準備は、プレゼン準備の最終段階で、かつ主要な段階です。
以下の6点に注意して作成してください。

① 資料の収集
プレゼン目的に沿った資料の収集は大切な作業です。
アウトプットをするためのインプット材料を収集してください。

② 目的に沿った主題を考えます。
プレゼンの目的は特に重要です。
なので、目的が一目瞭然となるようなお題目と各項目を考える必要があります。

③ 重要キーワードをピックアップ
プレゼンの目的とアウトプットを徐々に理解させるために、
重要なキーワードには色を付けるなど目立つようにしておく必要があります。
また、資料を収集した段階で、気になるキーワードはピックアップすると後の作業が楽になります。

④ 理論的な順序に重要点を整理する。
上記事項については、ただ闇雲にキーワードを目立つように記載するのではなく、
一連の流れに沿って、対象者の頭に入りやすいようにすることが大切です。
例えば、背景→問題提示→解決案→具体的手段→解決することでのメリット
のように論理的に順序立てて説明することが大事です。

⑤ 重要点を理解させるための補助的な資料を作成する。
パワーポイントで作成するなら、ハイパーリンクなどを使用して補助的な説明資料を用意していると更に良いです。

⑥ 口述原稿を作成する。
初心者の方や、プレゼンが苦手な方は口述原稿を用意することをオススメします。
無いよりもあったほうが間違いなく良いプレゼンになります。

予行の実施

実施者は、効果的なプレゼンテーションを行う為には予行をしたほうがいいでしょう。
しかしながら、「そんな時間ないよ!」って方は特に強制はしませんが、必要に応じて予行を実施することをオススメします。
また、予行することで視聴覚器材・施設等の確認、説明要領、時間計画等について改善を加えることができます。
僕は何度も救われたのが、視聴覚器材の事前点検をすることによって、本番で器材不調によるあたふたが無くなるのでそれだけでも全然違います。

自衛隊流プレゼンテーションの本番編

次に紹介するのは自衛隊ならではのプレゼン要領です。
自衛隊だから特殊なこともあるのでは?と思いがちですが、ごく一般の効果的プレゼン要領と変わりません。

プレゼン実施に欠かせない3つの要素

いよいよプレゼンを実施する段階になれば、以下の3つの要素が必要不意可決となります。
① 簡潔性
② 客観性
③ 正確性

プレゼンを開始する際の導入や要約は、簡潔述べる必要があります。
また、主題や結論については明確に相手が理解するよう強くゆっくりと述べる必要があります。

論理は、客観的に展開しなければなりません。
あくまでも対象者の理解を容易にするためです。

同じ観点からも、正確な用語を使用しなければなりません。
自分で作った言葉や芸能人がトレンドで使い言葉は使用してはいけません。
少し堅くはなりますが、正しい語彙を使用してわかりやすく説明しなくてはいけません。

プレゼンの効果を上げるための3つの心がける事項

次に気をつけることは上記3つの要素を助長する3つの心がける事項があります。
以下の通りです。

① 落ち着いた態度でのプレゼン
② 明確な発音と力強い話しぶりでのプレゼン
③ 活気のある表情でのプレゼン

せっかく良いプレゼン内容であっても、表情が乏しかったり、単調な口調だと対象者が聞いてもらえる態勢になりません。
強調したいところは力強く発言したり、声が通るように姿勢を真っ直ぐにしたりという努力も必要になってきます。

自衛隊流プレゼン終了時の行動

プレゼンには準備・実施・終了時まで考える必要があります。
結論を言っただけでは終わりではありません。
必ずとは言いませんが、必要に応じてプレゼンに関する重要事項を記録し、対象者に配布するのが好ましいです。
時間がなければ、プレゼン資料をそのまま渡しても問題はありませんが、できれば要約した文書を渡すことをオススメします。

そして、プレゼンを実施した後は、実施で失敗したことを把握し、次のプレゼンにつながるように分析・改善を繰り返し、能力の向上に務める必要があります。

この記事のご意見はこちらからどうぞ